Vademécum de reubicación

Qué vale la pena saber sobre reubicación… antes de que empiecen las preguntas.

Cuando reubicación implica un solo dispositivo o un grupo de ellos que no constituyen la base tecnológica estratégica de la planta, la tarea para una empresa de reubicación experimentada generalmente no provoca grandes dificultades, y la planificación organizativa es bastante simple. El papel fundamental, como en cualquier caso, lo desempeña la experiencia del contratista (sus propias estructuras y proveedores externos) y los recursos disponibles de equipos y personal.

Aparte de los pequeños movimientos para complementar el parque de máquinas, la reubicación de producción, es decir, la reubicación de máquinas, equipos, líneas de producción y tecnologías, se ha convertido en un elemento natural del proceso de inversión, optimización y mejora de la eficiencia. Para los fabricantes globales que operan en mercados tecnológicamente y económicamente diversos, es uno de los elementos más importantes de la organización del modelo de negocio, integrado de manera permanente en el proceso de inversión. En general, ¿por qué trasladamos equipos, líneas de producción e incluso fábricas enteras? Hay muchas razones individuales, pero últimamente hemos observado varias tendencias principales en este ámbito:

• Movimientos relacionados con la demanda/oferta del producto en el mercado y las condiciones derivadas del mercado – principalmente para los fabricantes globales.
• Consolidación de centros de producción – pueden haber muchos factores aquí, pero la consolidación de inversiones, a menudo combinada con la optimización del producto, suele dominar.
• Venta integral del producto en el mercado – know-how y tecnología material.

Cuando no estamos hablando de dispositivos individuales, sino de la reubicación de clusters tecnológicos o de procesos de producción enteros, cada uno de estos casos representa un desafío organizativo y operativo significativo para el inversor, por lo tanto, preparación adecuada para el proceso de reubicación es uno de los elementos decisivos para el éxito de todo el proyecto. Especialmente cuando la tarea se lleva a cabo durante la producción en curso. En tales casos, enfrentamos muchos más desafíos que cuando instalamos una tecnología completamente nueva, ya que el punto clave aquí será el tiempo. Vale la pena señalar que en proyectos donde el tiempo de realización (o más bien, el tiempo de reinicio de la producción) es crucial, la planificación debe involucrar a un practicante/planificador experimentado en proyectos similares. La mejor solución aquí es involucrar a profesionales de la industria de reubicación y asignarles un plan operativo integral o su alcance específico.

El primer paso de la reubicación es evaluación preliminar del proyecto, es decir, familiarizarse con el alcance y la escala de la tarea. Los siguientes pasos, su secuencia e importancia, resultarán de la evaluación de la tarea. Puede haber muchos de ellos, ya que cada proyecto es diferente, pero los factores clave y determinantes son:

1. Tiempo estimado de realización vs. expectativas del cliente
2. Condiciones logísticas y del terreno en ambas ubicaciones (desmontaje y montaje)
3. Estado de preparación técnica, especialmente las instalaciones de redes industriales en la nueva ubicación
4. Evaluación del nuevo layout o, si no está disponible, desarrollo del plan de disposición/layout
5. Especificidad de la tecnología/industria la que se va a reubicar
6. Determinantes no relacionados con la reubicación, pero que deben tomarse en cuenta y realizarse durante la reubicación
7. Cálculo preliminar y preparación del presupuesto de la tarea
8. Selección del contratista (si el asesor/planificador no tiene sus propios recursos)
9. Formación de un equipo de implementación conjunto
10. Plan de reubicación (implementación)

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El plan de implementación de un gran proyecto de reubicación debe desarrollarse con la debida antelación. Por supuesto, esto depende de la escala de la operación, pero la mayoría de los contratistas confiables y líderes de proyectos estratégicos requieren al menos 12 meses de tiempo de reserva. Debe recordarse que muchos factores pueden afectar el tiempo de realización: escala de dificultad, condiciones logísticas del área, zonas de seguridad de producción, condiciones de acceso, trabajo en horas específicas, reglas para realizar trabajos de alto riesgo, trabajos «calientes», etc. Es importante identificar estos factores lo antes posible junto con el contratista. Recuerde que el contratista que evalúa y planifica la operación tiene una serie de herramientas que pueden acelerar la realización: trabajos preparatorios antes del llamado «ruptura de máquinas» (detención de la producción), aumento de los recursos ejecutivos, trabajo por turnos, realización escalonada, uso de equipos no estándar, etc.

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Condiciones logísticas y del terreno en ambas ubicaciones
Evaluar estas condiciones es un factor organizativo y de cálculo importante. La preparación y aseguramiento de las rutas de reubicación generalmente se queda en las manos del contratista y no representa un problema para una empresa experimentada, pero el estado existente tiene un impacto significativo en el precio y el tiempo de realización. Debe prestarse atención a las posibilidades físicas de rutas de movimiento – anchos, alturas de las aberturas en las salas, capacidad de carga del piso, condiciones del terreno exterior, etc.

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Estado de preparación técnica de la nueva ubicación.
Conectar el equipo a las redes de suministro o de proceso puede convertirse en un gran rango de todo el proyecto. Por ejemplo, las instalaciones planificadas para su uso deben revisarse a fondo en cuanto a los requisitos del nuevo parque de máquinas, sin compromisos. Sin embargo, es importante darse cuenta de que las instalaciones de redes recién construidas no solo garantizan eficiencia, sino también la posibilidad de expansión y facilidad de mantenimiento. En ambos casos, deben considerarse las condiciones de seguridad y comunicación, las normas actuales y los requisitos legales. Si las conexiones de las redes ya se han preparado, por ejemplo, por el desarrollador, su estado debe compararse con el layout final aceptado de la disposición de los equipos en términos de su distancia, tipo y estándar adoptado – diferencias demasiado grandes constituirán un factor de costo adicional para el contratista de reubicación. Si no hay instalaciones preparadas, su ejecución debe encargarse al contratista de toda la reubicación. Esto evita malentendidos «en el punto de comunicación» y malentendidos resultantes de la división de responsabilidades.

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Evaluación del nuevo layout/plan de disposición.
El plan para la nueva disposición de equipos y organización de la producción debe tener en cuenta las condiciones de infraestructura, organización logística, tamaños de los equipos y condiciones de los procesos tecnológicos. La nueva planificación también proporciona muchos beneficios de optimización – utilizando la experiencia de la organización de producción anterior, podemos «mejorarla», eliminando muchas pérdidas relacionadas con procesos logísticos, ubicaciones de existencias, etc.

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Especificidad de la tecnología/industria reubicada.
Hoy en día, el mercado de proveedores de servicios de reubicación incluye pequeñas, medianas empresas y aquellas para las que incluso una tarea de gran escala no representa una barrera. Al elegir un contratista, es aconsejable evaluar no solo su potencial económico, técnico y organizativo, sino también su experiencia única en una ubicación determinada – instalar una fábrica en condiciones asiáticas es diferente a hacerlo en Europa. El segundo elemento importante es la experiencia en una industria específica. La cartera de implementaciones para la industria de cerrajería o metalurgia no garantiza el éxito en tareas para la industria farmacéutica o aeroespacial. Por supuesto, el traslado de equipos en sí es un proceso similar, pero el proceso de preparación, protección, así como puesta en marcha, las aceptaciones y los permisos de producción – son definitivamente diferentes.

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Determinantes no relacionados con reubicación.
La operación de reubicación es a menudo una «revolución» organizativa y estructural, pero sobre todo, una detención temporal de los procesos de producción. El tiempo sin producción no tiene que ser improductivo. Para el inversor, esta es una oportunidad para aprovechar su trabajadores en sectores de mantenimiento, limpieza, pintura de equipos, trabajos de orden o aseguramiento del área «antigua». Los servicios de mantenimiento del inversor realizan pequeñas reparaciones, modernizaciones, trabajos de servicio pendientes, actualizaciones de documentación, etc. A veces, estas son tareas innecesarias dentro del ámbito del inversor. Entonces, esto entra en el ámbito de la reubicación. Además, existen nuevas condiciones del inicio de maquinaria impuestas por las regulaciones legales, incluidas la adaptación del suministro eléctrico a las normativas actuales, pruebas (en particular) de la eficacia de la protección contra descargas eléctricas (debe crearse un protocolo), adaptación de los equipos a los llamados requisitos mínimos de salud y seguridad, directiva de maquinaria y posiblemente directiva de herramientas.

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Cálculo preliminar y preparación del presupuesto.
En el caso de reubicación de dispositivos individuales o áreas de producción pequeñas, el cálculo del presupuesto no es una tarea difícil para el inversor, ya que se refiere una pequeña escala de operación planificada o teniedno en cuenta la experiencia de tareas similares realizadas en el pasado – aquí basta incluso con un método comparativo. Un desafío mucho mayor será la preparación del presupuesto para un gran proyecto de reubicación integral de toda planta entera. Aquí, la mejor solución será utilizar servicios de consultoría o llevar a cabo una oferta preliminar. Una auditoría de verificación presupuestaria realizada por especialistas experimentados permitirá una visión multifacética del proyecto y minimizará el riesgo de «exceso» del presupuesto.

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Selección del contratista apropiado.
La entidad asesora no siempre tiene sus propios recursos, pero el inversor no tiene que implementar el proyecto de reubicación con su autor. Es importante, después de completar el proceso de preparación, crear una consulta adecuada en términos de alcance y tema. La evaluación de las respuestas, es decir, las ofertas, debe incluir principalmente el alcance incluido en el precio principal, el curso de la implementación dividido en etapas y la indicación de la cantidad y el tipo estimados de recursos dedicados (equipos y personal). En el contenido de las condiciones de implementación, es aconsejable prestar atención al tiempo de realización declarado en días hábiles, las etapas de pago y las exclusiones, como las fórmulas «la oferta no incluye» – aquí a menudo aparecen sorpresas que requieren aclaración. Incluso el mejor plan desarrollado no puede prever todo, por lo que la oferta debe incluir una declaración indicando la disposición para realizar trabajos adicionales no incluidos en el alcance con la tarifa y los métodos de liquidación especificados por el contratista.

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¿Qué sigue después de seleccionar al contratista?
La primera etapa de la acción junto al contratista es realizar una auditoría para preparar un cronograma de implementación detallado para el proyecto. También es recomendable formar un equipo de implementación permanente, cuya primera tarea será evaluar los resultados de dicha auditoría, imponiendo procesos de reubicación específicos y verificados en el cronograma principal de implementación, el plan de producción, de la modernización u otros requisitos de plazos planificados.

¿Qué más deberíamos esperar del contratista de reubicación? Aquí hay algunas cuestiones importantes necesarias para el inversor:

• Preparación, preferiblemente en forma de presentación, del «plan de reubicación», que incluya, entre otros, la estructura de responsabilidad – indicando a las personas responsables de los diferentes procesos en ambos lados, cronograma de etapas de implementación, plantillas y flujo de documentación, plan de supervisión de activos fijos.
• Preparación de una evaluación de riesgos y un plan de respaldo.
• Plan de rutas de reubicación y áreas de almacenamiento temporales.
• Seguro – en el alcance general de responsabilidad civil, pero indicando que se trata de servicios relacionados con el movimiento, carga, descarga e instalación de máquinas (una herramienta adicional de aseguramiento puede ser una póliza dedicada al proyecto que garantice el flujo directo de fondos de compensación; si está involucrado algún transporte en el proceso de reubicación, también se requerirá una póliza de carga).
• Colaboración en la instalación de equipos según el layout proporcionado.
• Especificación del método de marcación de los equipos.

Un proyecto de reubicación, especialmente uno relacionado con el movimiento de un proceso tecnológico completo o la detención de la producción, requiere una muy buena preparación organizativa y de planificación por parte del inversor – sin duda es una tarea difícil. Queda todo el proceso de transferencia física y el reinicio eficaz. Y estas tareas deben ser realizadas por profesionales. Por lo tanto, la selección del contratista, además del precio, debe adoptar como criterio fundamental la respuesta a la pregunta: ¿Cuál es su experiencia? (aquí referencias) y ¿son capaces de hacerlo? Esto nos permitirá evitar el efecto de una «autopista infinita» y, por lo tanto, las pérdidas.

Sebastian M. Gawron

CEO / SURET