Vademecum relokacji

Co o relokacji warto wiedzieć… zanim zaczniecie pytać.

Gdy przedmiotem relokacji jest jedno urządzenie lub ich grupa nie stanowiąca dla zakładu strategicznej podstawy technologicznej, zadanie dla wprawnej firmy relokacyjnej zwykle nie stanowi wielkiego problemu, a i planowanie organizacyjne jest dość proste. Główną rolę, zresztą jak w każdym przypadku, odegra doświadczenie wykonawcy (jego własnych struktur, jak i dostawców zewnętrznych) oraz posiadane zasoby sprzętowe i osobowe.

Pomijając drobne przemieszczenia, uzupełniające park maszynowy, relokacja produkcji czyli relokacja maszyn urządzeń, linii produkcyjnych i technologii, stała się dziś naturalnym elementem procesu inwestycji, optymalizacji i poprawy efektowności. Dla producentów globalnych, operujących na zróżnicowanych technologicznie i ekonomicznie rynkach, jest jednym z ważniejszych elementów organizacji modelu biznesu, wpisanym na stałe w proces inwestycyjny. Ogólnie, dlaczego przenosimy urządzenia, linie produkcyjne, a nawet całe fabryki? Powodów indywidulanych jest wiele, jednak ostatnio obserwujemy kilka wiodących trendów w tym zakresie:

• przemieszczanie względem popytu/podaży produktu na rynku i pochodnych uwarunkowań rynkowych – dotyczy głównie wytwórców globalnych,
• konsolidacja ośrodków produkcyjnych – tutaj czynników może być wiele, jednak dominuje konsolidacji inwestorska, najczęściej połączona z optymalizacją produktową,
• kompleksowa sprzedaż produktu rynkowego – know-how i technologia materialna.

Kiedy nie mówimy o pojedynczych urządzeniach, a o relokacji gniazd technologicznych czy też całych procesów produkcyjnych, to każdy z takich przypadków jest dla inwestora sporym wyzwaniem organizacyjnym i wykonawczym, a odpowiednie przygotowanie się do procesu relokacyjnego jest jednym z decydujących o sukcesie elementów całego przedsięwzięcia. Szczególnie, kiedy zadanie jest prowadzone w toku bieżącej produkcji. Wtedy wyzwań mamy znacznie więcej niż przy instalacji zupełniej nowej technologii, bo wtedy kluczem najczęściej jest czas. Warto zaznaczyć, że w projektach, gdzie czas realizacji (a właściwie – czas ponownego uruchomienia produkcji ) ma wybitne znaczenie, planowanie powinno odbywać się przy współudziale doświadczonego w podobnych projektach praktyka/planisty. Tu najlepszym rozwiązaniem jest zaangażowanie profesjonalistów branży relokacyjnej i zlecenie im kompleksowego planu operacji lub jego określonego zakresu.

Pierwszy krok relokacji to tzw. wstępna ocena projektu czyli zapoznanie się z zakresem i skalą zadania. Kolejne kroki, ich kolejność i waga, będą wynikały z przeprowadzonej oceny zadania. Może być ich tutaj wiele, każdy projekt jest inny, ale kluczowe i determinujące to:

1. czas realizacji estymowany v.s. oczekiwania klienta,
2. warunki terenowo – logistyczne w obu lokalizacjach (demontaż i montaż),
3. stan przygotowania technicznego, w szczególności zaplecza mediowego nowej lokalizacji,
4. ocena nowego lub, jeśli nie go nie ma, opracowanie planu rozmieszczenia/layoutu,
5. specyfika przedmiotowa przenoszonej technologii/branży,
6. determinanty pozarelokacyjne, a właściwe do wykonania podczas relokacji,
7. kalkulacja wstępna i przygotowanie budżetu zadania,
8. wybór wykonawcy, jeśli doradca/planista nie dysponuje własnym zapleczem),
9. utworzenie wspólnego zespołu realizacyjnego,
10. plan przebiegu relokacji (wdrożenia),

ad. 1

Plan realizacji dużego zadania relokacyjnego powinien zostać opracowany z odpowiednio dużym wyprzedzeniem. Oczywiście, to zależy od skali operacji, ale większość wiodących, godnych zaufania wykonawców projektów strategicznych wymaga co najmniej 12-miesięcznego zapasu czasowego. Należy pamiętać, że na czas realizacji zadania może wpływać bardzo wiele czynników: skala trudności, warunki logistyczne obszaru, produkcyjne strefy bezpieczeństwa, uwarunkowania dostępu, praca w określonych godzinach, zasady wykonywania tzw. prac szczególnego ryzyka, prac „gorących”, itp. Ważne jest, by je jak najwcześniej, wspólnie z wykonawcą, zidentyfikować. Pamiętajmy, że wykonawca, oceniający i planujący operację, posiada zasób narzędzi umożliwiających przyśpieszenie realizacji: prace przygotowawcze przed tzw. „zerwaniem maszyn” (zatrzymaniem produkcji), zwiększenie zasobów wykonawczych, praca wielozmianowa, realizacja etapowa, zastosowanie ponadstandardowego sprzętu, itp.

ad. 2

warunki terenowo – logistyczne w obu lokalizacjach
Ocena tych warunków to istotny czynnik organizacyjnym, ale i kalkulacyjny. Przygotowanie i zabezpieczenie tzw. tras przemieszczenia, w większości przypadków, należy do zakresu wykonawcy i dla doświadczonej firmy nie stanowi problemu, ale stan zastany ma znaczący wpływ na cenę i czas realizacji. Tu należy zwrócić uwagę na fizyczne możliwości przejazdów – szerokości, wysokości otwarć w pomieszczeniach, wytrzymałość posadzki, warunki terenowe na zewnątrz, itp.

ad. 3

stan przygotowania technicznego nowej lokalizacji
Podłączenie urządzenia do tzw. mediów zasilających lub procesowych może stanowić spory zakres całego projektu. Np. planowane do wykorzystania istniejące instalacje winny być gruntownie sprawdzone pod względem wymagań nowego parku maszynowego. Bez kompromisów. Natomiast, warto mieć świadomość, że zbudowane na nowo instalacje mediowe to nie tylko pewność sprawności, ale i możliwość rozbudowy i łatwość serwisowania. W obu przypadkach należy uwzględnić warunki bezpieczeństwa i komunikacji, aktualnych norm i uwarunkowań prawnych. Jeśli gniazda mediowe zostały już wcześniej przygotowane, np. przez dewelopera, to ich stan należy odnieść do ostatecznie przyjętego layoutu posadowienia urządzeń względem ich odległości, rodzaju oraz przyjętego standardu – zbyt duże różnice będą stanowić dodatkowy czynnik kosztowy dla wykonawcy relokacji. Jeśli nie ma przygotowanych instalacji, ich wykonanie warto zlecić wykonawcy całej relokacji. To pozwala uniknąć niedopowiedzeń „na styku” i nieporozumień wynikających z podziału odpowiedzialności.

ad. 4

ocena nowego planu rozmieszczenia/layoutu
Plan nowego rozmieszczenia urządzeń i organizacji produkcji musi uwzględniać uwarunkowania infrastruktury, organizację logistyczną, rozmiary urządzeń oraz uwarunkowania procesów technologicznych. Nowe planowanie daje też wiele korzyści optymalizacyjnych – wykorzystując doświadczenie poprzedniej organizacji produkcji, możemy ją „poprawić” – wyeliminować wiele strat związanych z logistyką procesową, lokalizacjami zapasów, itp.

ad. 5

specyfika lokalizacyjna i przedmiotowa przenoszonej technologii/branży
Dziś rynek dostawców usługi relokacyjnej to firmy małe, średnie i takie, dla których nawet bardzo duża skala zadania nie stanowi bariery. Wybierając wykonawcę, warto oceniać nie tylko jego potencjał ekonomiczny, techniczny i organizacyjny, ale i unikalne doświadczenie w danej lokalizacji – inaczej instaluje się fabrykę w warunkach azjatyckich, a inaczej w Europie. Drugi ważny element to doświadczenie w konkretnej branży. Portfolio realizacji dla przemysłu ślusarskiego lub hutnictwa, nie gwarantuje sukcesu w zadaniach dla branży farmaceutycznej czy lotniczej. Oczywiście, sam transfer urządzeń jest procesem podobnym, ale proces przygotowawczy, ochronny oraz uruchomienie, odbiory i dopuszczenia do produkcji – zdecydowanie odmienne.

ad. 6

determinanty pozarelokacyjne
Operacja relokacji to często „rewolucja” organizacyjna, strukturalna, ale przede wszystkim czasowe zatrzymanie procesów produkcyjnych. Czas bez produkcji, ale nie musi być bezproduktywny. Dla inwestora to szansa wykorzystania załogi do pracy konserwacyjnych, czyszczenia, malowania urządzeń, prac porządkowych lub zabezpieczających „stary” obszar. Służby utrzymania ruchu inwestora przeprowadzają drobne naprawy, modernizacje czy też zaległe prace serwisowe, uzupełnienia dokumentacyjne, itp. Czasem są to jednak czynności niekonieczne leżące w gestii inwestora. Wtedy wchodzi to w zakres relokacji. Poza tym istnieją warunki nowego uruchomienia nałożenie przez regulacje prawne, m.in.: dostosowanie zasilania elektrycznego do obecnych przepisów, badanie (w szczególności) skuteczności ochrony przeciwporażeniowej (musi powstać protokół), dostosowanie urządzenia do tzw. minimalnych wymagań w zakresie BHP, dyrektywy maszynowej i ew. narzędziowej.

ad. 7

kalkulacja wstępna i przygotowanie budżetu
W przypadku relokacji pojedynczych urządzeń lub niewielkich obszarów produkcji, kalkulacja budżetowa zadania nie jest dla inwestora trudnym zadaniem, chociażby przez niewielką skalę planowanej operacji czy doświadczenia już wykonanych w przeszłości podobnych zadań – tu dobrze jest użyć metody porównawczej. Zdecydowanie większym wyzwaniem będzie przygotowanie budżetu dużego projektu kompleksowej relokacji całego zakładu. Tu najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług doradczych lub przeprowadzenie tzw. wstępnej akcji ofertowej. Budżetowy audyt weryfikacyjny, wykonany przez doświadczonych specjalistów, pozwoli spojrzeć na projekt wielowątkowo oraz zminimalizuje ryzyko „przestrzelenia” budżetu.

ad. 8

wybór właściwego wykonawcy
Podmiot doradzający nie zawsze posiada własne zaplecze wykonawcze, ale i inwestor nie musi realizować projekt relokacyjny z jego autorem. Ważne jest po zakończeniu procesu przygotowawczego stworzenie właściwego pod katem zakresowym i przedmiotowym zapytania. Ocena odpowiedzi czyli ofert powinna przede wszystkim obejmować: zakres zawarty w cenie zasadniczej, przebieg realizacji z podziałem na etapy oraz wskazanie szacunkowe ilości i rodzaju dedykowanych zasobów (sprzętowych i osobowych). W treści warunków realizacji warto zwrócić uwagę na deklarowany czas realizacji w dniach roboczych, etapy płatności oraz na wykluczenia, czyli formuły „oferta nie zawiera” – tu często pojawiają się niespodzianki, wymagające wyjaśnienia. Nawet najlepiej opracowany plan nie przewidzi wszystkiego, zatem w ofercie powinna pojawić się deklaracja o gotowości wykonania prac dodatkowych, nie zawartych w zakresie, z określeniem stawki i sposobów rozliczenia przez wykonawcę.

ad. 9, 10, 11, 12

co dalej po wyborze wykonawcy
Pierwszym etapem wspólnego działania z wykonawcą jest przeprowadzenie audytu w celu przygotowania szczegółowego harmonogramu realizacji projektu. Wskazane jest również stworzenie wspólnego, stałego zespołu realizacyjnego, którego pierwszym zadaniem będzie ocena wyników takiego audytu, nakładająca określone i zweryfikowane procesy relokacyjne na posiadany główny harmonogram realizacji projektu, plan produkcji, plan modernizacji czy też inne planowane wymogi terminowe.

Czego jeszcze powinniśmy oczekiwać od wykonawcy relokacji ? Oto kilka ważnych, niezbędnych dla inwestora kwestii:

• przygotowanie, najlepiej w postaci prezentacji, „planu przebiegu relokacji”, zawierającego m.in. strukturę odpowiedzialności – wskazanie osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy po obu stronach, harmonogram realizacji etapów, wzory i obieg dokumentacji, plan nadzoru nad środkami trwałymi,
• przygotowanie oceny ryzyka oraz backup planu,
• plan tras przemieszczania i tymczasowych pól odkładczych,
• ubezpieczenie – w generalnym zakresie OC, ale ze wskazaniem, że są to usługi związane z przemieszczaniem, załadunkiem, rozładunkiem i instalacją maszyn. (dodatkowym narzędziem zabezpieczającym może być polisa dedykowana projektowi, gwarantująca bezpośredni przepływ środków odszkodowawczych, jeśli w procesie relokacji występuje transport drogowy, wymagana będzie również polisa cargo).
• współpraca przy wytyczeniu posadowienia urządzeń wg dostarczonego layout’u,
• określenie sposobu oznakowania urządzeń.

Projekt relokacyjny, a w szczególności ten związany z przemieszczeniem całego procesu technologicznego lub zatrzymaniem produkcji, wymaga od inwestora bardzo dobrego przygotowania zarówno organizacyjnego jak i planistycznego – niewątpliwie to trudne zadanie. Pozostaje jeszcze cały proces fizycznego transferu i ponownego, skutecznego uruchomienia. I te zadania powinni wykonywać profesjonaliści. Zatem wybór wykonawcy, pomijając cenę, powinien przyjmować jako zasadnicze kryterium odpowiedź na pytanie: – Jakie jest ich doświadczenie? (tu referencje) i czy oni są w stanie to wykonać? To pozwoli nam uniknąć efektu „nieukończonej autostrady”, a tym samym strat.

Sebastian M. Gawron

CEO / SURET